В созданной базе данных имеется 33 поля. Все поля, по которым найдутся хоть какие то сведения о награжденном, требуется внимательно заполнить. Допустимые сокращения при заполнении базы будут приведены ниже в данной инструкции, а также на отдельных листах-распечатках с базы данных в качестве примера. Выдвигаемые требования по допустимым сокращениям предъявляются с целью дальнейшей удобной работы с базой данных, а именно, удобного поиска в базе данных необходимых сведений (осуществление выборки и фильтрование нужных сведений из конкретных полей) и одинакового представления данных о награжденном в распечатываемом отчете базы данных.  Поля «Военный округ», «Исх. в округ» и  «Отметка о вручении» заполняются только Главным управлением кадров МО РФ.
  При заполнении полей “Место рождения” и “Домашний адрес ветерана” (смотри пункты 13 и 14 настоящей инструкции) обязательно использовать допустимые сокращения.

Требования по заполнению:
1.    Поле “Дата ввода” – заполняется в очередности - день, месяц, год. Указывается дата текущего дня (дата заполнения анкетной формы исполнителем).
Пример: 06.12.2005.

2.    Поле “Личный номер” – заполняется для офицеров и берется из личного дела офицера или из его послужной карты.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 8.
Пример: П-456392.

3.    Поле “Фамилия, имя, отчество” – заполняется в соответствии с паспортными данными и документами воинского учета военкомата. При указании фамилии женщин на первом месте указывается фамилия, которую носит награжденная в настоящее время, а в скобках  девичья.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 49. Поле является обязательным – это означает, если не заполнить это поле, то исполнитель не сможет перейти к заполнению следующей анкетной формы. Это сделано в целях исключения возникновения в базе пустых или недозаполненных анкетных форм.
Пример: Митрофанова (Кулакова) Мария Васильевна.

4.    Поле “Дата рождения” – заполняется в очередности - день, месяц, год.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 10.
Пример: 02.07.1956.

5.    Поле “Живой, погиб, умер, пропал без вести?” – заполняется выбором соответствующей надписи из “выплывающего” списка базы данных.
Пример: Живой.

6.    Поля “Вид награды 1”, “Вид награды 2”, “Вид награды 3”  – заполняются выбором соответствующей награды из “выплывающего” списка базы данных. Указываются только те награды, которые имеются у ветерана. Внимание: неврученные награды не указываются.
Примечание: Если ветеран был награжден только одной наградой, тогда оставшиеся два поля “Вид награды 2”, “Вид награды 3”, а также соответствующие поля  “Номер и дата Указа”, “№ награды” и “№ удостовер.” остаются незаполненными.
Пример: Орден "За службу Родине в ВС СССР" 3 степени.

7.    Поле “Номер и дата Указа” – заполняется в очередности – номер, затем дата.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 25.
Пример: № 10265-XII от 15.02.1989.

8.    Поле “№ награды” – заносится номер данной награды.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 8.
Пример: 3269548.

9.    Поле “№ удостовер.” – заносится серия и номер удостоверения к данной награде.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 8.
Пример: А 419567.

10.    Поле “Воинское звание в период службы” – заполняется выбором соответствующего звания из “выплывающего” списка базы данных.
Пример: л-т.

11.    Поле “Должность, воинская часть в период службы (работы)” – заполняется в соответствии с документами воинского учета.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 80.
Пример: Инженер отдела хранения базы № 718.

12.    Поля “Период службы (работы) 1” и “Период службы (работы) 2” – заполняются в соответствии с документами воинского учета.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 21.
Пример: 27.06.1978-12.04.1980.

13.    Поле “Место рождения” – заполняется в соответствии с паспортными данными или с документами воинского учета. Все данные заносятся в именительном падеже и в очередности начиная с главного субъекта. Вначале указывается Республика, край или область, затем район, далее город, село, деревня, станица или хутор, затем микрорайон или улица,  далее дом, корпус и квартира.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 120.
Пример: Воронежская обл., Хохольский р-н, с.Рудкино.
Допустимые сокращения: Республика – Респ., область – обл., район – р-н, город – г., село – с., деревня – д., станица – ст., хутор. – х., микрорайон – мкрн.,  улица – ул., дом – д., корпус – корп., квартира – к.

14.    Поле “Домашний адрес ветерана” – заполняется в соответствии с паспортными данными или с документами воинского учета. Все данные заносятся в именительном падеже и в очередности начиная с главного субъекта. Вначале указывается Республика, край или область, затем район, далее город, село, деревня, станица или хутор, затем микрорайон или улица,  далее дом, корпус и квартира.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 120.
Пример: Воронежская обл., Краснозаринский р-н, с.Лиски, ул.Ленина, д.8, корп.2, кв.35.
Допустимые сокращения: Республика – Респ., область – обл., район – р-н, город – г., село – с., деревня – д., станица – ст., хутор. – х., микрорайон – мкрн.,  улица – ул., дом – д., корпус – корп., квартира – к.

15.    Поле “Родственник” –  заносится один из имеющихся близких родственников. Вначале записывается кем приходится родственник ветерану, затем после двоеточия записывается фамилия, имя и отчество родственника. Допускается указание родственника, если он является ветерану отцом, матерью, мужем, женой, сыном, дочерью, братом, сестрой. Требуется указать именно того из родственников, которому будет передаваться неврученная награда в случае смерти или гибели ветерана.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 56.
Пример: Жена: Сидорова Мария Васильевна.

16.    Поле “Телефон ветерана (родственников)” – заполняется полный номер телефона дежурного по военному комиссариату с указанием  кода города и непосредственно местного телефона.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 15.
Пример: 02231-55-92-5.

17.    Поле “Дата призыва” – заполняется в очередности - день, месяц, год.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 10.
Пример: 27.06.1978.

18.    Поле “Военкомат призыва” – заполняется наименование военкомата, которым ветеран был призван на в/службу (оформлен на работу).
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 85.
Пример: ОВК г.Хохольска Воронежской обл.

19.    Поле “Состоит на учете в военкомате ” – заполняется наименование военкомата, в котором состоит на учете (получал свидетельство о праве на льготы).
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 85.
Пример: ОВК Люблинского р-на ЮВАО г.Москвы.

20.    Поле “Телефон военкомата” – заполняется полный номер телефона с указанием кода города и непосредственно местного телефона.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 15.
Пример: 02231-55-92-5.

21.    Поле “Военный округ” – не заполняется.

22.    Поле “Исх. в округ” – не заполняется.
23.    Поле “Отметка о вручении” – не заполняется.
24.    Поле “Примечание” – заполняется данными, не вошедшими или не вместившимися в другие поля, а также наиболее важными и значимыми сведениями, не отраженными в базе. Сведения о полученных ранениях в период службы в Республике Афганистан.
Примечание: Максимальное количество заводимых символов в поле – 225.
Пример № 1: Убыл. Принят на учет в ОВК Фрунзенского р-на г.Минска.
Пример № 2: Убыл в г.Химки Московской обл. в 1998 г.